應用本所檔案應填具申請書，載明下列事項：

1. 申請人之姓名、出生年月日、電話、住（居）所、身分證明文件字號。如係法人或其他設有管理人或代表人之團體，其名稱、事務所或營業所及管理人或代表人之姓名、出生年月日、電話、住（居）所。
2. 有代理人者，其姓名、出生年月日、電話、住（居）所、身分證明文件字號；如係意定代理者，並應提出委任書；如係法定代理者，應敘明其關係。
3. 申請項目。
4. 檔案名稱或內容要旨。
5. 檔號。
6. 申請目的。
7. 使用檔案原件之必要者，其事由。
8. 申請日期。

申請書送達方式得以親自持送或以書面通訊為之，其經電子簽章憑證機構認證後，亦得以電子傳遞方式申請。