彰化縣溪湖鎮戶政事務所檔案申請應用閱覽須知
中華民國103年4月29日彰溪戶字第1030001109號函頒

一、申請應用檔案，應詳閱本須知，並至 國家發展委員會檔案管理局之機關檔案目錄查詢網 ( https://near.archives.gov.tw)，或由本所檔案管理業務承辦人利用檔案目錄管理系統、公文整合系統 ，代為查詢檔號、檔案名稱或內容要旨後，依作業程序詳填申請書，親自送持或書面通訊方式送達本所。

二、申請閱覽、抄錄或複製本所檔案者，應填具「彰化縣溪湖鎮戶政事務所檔案應用申請書」，或以書面載明下列事項：
(一)申請人之姓名、出生年月日、電話、住(居)所、身分證明文件字號。如係法人或其他設有管理人或代表人之團體，其名稱、事務所或營業所及管理人或代表人之姓名、出生年月日、電話、住 (居)所。
(二)有代理人者，其姓名、出生年月日、電話、住(居)所、身分證明文件字號；如係意定代理者，並應提出委任書；如係法定代理者，應敘明其關係。
(三)申請項目。
(四)申請案件之檔號、檔案名稱或內容要旨。
(五)申請目的。
(六)申請日期。
(七)本所之檔案應用，以提供複製品為原則，有使用檔案原件之必要者，載明其事由。

三、本所受理申請閱覽、抄錄或複製檔案，由收發文自申請書掛號之日起30日內，以書面通知申請人審核結果。申請應用程序不符、資料不全或認有不合規定者，應通知當事人於7日內補正，逾期不補正或不能補正者，得敘明理由駁回其申請。如有補正資料者，自申請人補正之日起算。

四、申請人應於收受審核結果通知書之日起30日內至本所應用檔案，並預先與本所檔案管理業務承辦人員聯絡，以利於約定日前備妥檔案，如有特殊需求則另行約定應日期；應用檔案時，應出示審核結果通知書及備有本人照片之身分證明文件，至指定處所為之。經檔案管理業務承辦人員查核審核結果通知書及身分證明文件或委任書，並填妥切結書及閱覽室使用登記表，始得進入閱覽處所，並於檔案應用簽收單確認件數後簽收。

五、申請人進入閱覽處所，應注意下列事項：
(一)禁止飲食、吸煙、大聲喧嘩。
(二)不得破壞環境整潔。
(三)經申請人於檔案應用簽收單簽名後，將檔案交付申請人使用。
(四)抄寫檔案時以使用鉛筆或可攜式電腦為限。
(五)禁止攜帶其他私人物品，私人物品請交由服務台，由服務人員保管。
(六)未經服務人員允許禁止擅自接用電源；未經申請核准，不得擅自錄影(音)、攝影。
(七)本所提供之應用器材應妥慎維護，不得破壞，違反者，依法應負損害賠償責任。
(八)如有必要離開閱覽處所者，應將檔案交由檔案管理業務承辦人員保管。

六、申請人應用檔案，應保持檔案資料之完整，不得有下列行為：
(一)添註、塗改、更換、抽取、圈點或污損檔案。
(二)拆散已裝訂完成之檔案。
(三)以其他方法破壞檔案或變更檔案內容。

七、申請人有前二點所列情形，本所得停止其閱覽、抄錄及應用，並依有關法令規定處理；若其涉及刑事責任者，移送該管檢察機關偵辦。

八、申請應用之檔案，不得攜出指定閱覽處所，並應當日歸還，如未能於當日應用完畢者，檔案管理業務承辦人員應先於檔案應用簽收單上註記應用情形後，先辦理還卷並與申請人約定日期，另日再行調閱應用。

九、申請人於檔案應用完畢歸還後，應依國家發展委員會檔案管理局訂定之「檔案閱覽抄錄複製收費標準」及彰化縣政府所訂頒之「彰化縣政府及所屬機關學校提供政府資訊收費標準」，向本所出納業務承辦人繳納費用，其另需提供郵寄服務者，郵遞費用以實支數額計算，每次並加收處理費用新臺幣50元。有關收費所開立之收據併同檔案複製品於檔案應用完畢後交與申請人。

十、本所檔案應用開放時間：星期一至星期五（例假日及國定假日除外），上午9時至12時、下午2時至5時；有其他特殊原因停止開放時，另行公告週知。

十一、檔案應用開放地點：本所檔案閱覽室。

十二、如有使用自備之手提電腦、輔助閱讀器材或其他器材之必要者，應於申請時載明，經許可後始得為之。

十三、本須知如有未盡事宜，得隨時修訂之。